Selvitys vakuutetun tietojen käsittelystä
SELVITYS VAKUUTETUN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
- Rekisterin pitäjä
- Kaapelin sairauskassa, vakuutuspalvelusopimuksella tehtäviä hoitaa Sairauskassa Rollikka
- Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
- Toimitusjohtaja Raija Mustalahti
- Osoite: Lapintie 3, 33100 Tampere
- Puhelin: 040-592 7322, sähköposti: info@kaapelinsairauskassa.fi
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
- Tietojen käsittelyn perusteena on kassan vakuutussuhteen hoito, asiakaspalvelu, vakuutussuhteeseen liittyvä tilastointi ja raportointi, sekä
- Kassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten käsittely ja maksaminen, asiakaspalvelu sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi
- Perusteena käsittelylle on vakuutuskassalain mukainen vakuutussuhde Kaapelin sairauskassaan ja vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2)
- Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
- Pääosin tiedot vakuutetulta itseltään
- Työnantajalta: työsuhteen/vakuutussuhteen alkaminen sekä vakuutetun tiedot vakuutettujen rekisteriä varten, vakuutusmaksutiedot, tiedot palkattomista poissaoloista, työsuhteen/vakuutussuhteen päättymistieto
- Palveluntuottajalta: suoralaskutussopimukseen liittyvät tiedot, jotka tarvitaan korvauksen käsittelyyn ja joiden luovuttamiseen jäsen antaa luvan kassan jäsenkorttia käyttäessään
- Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
- Tietoja luovutetaan vain vakuutetun suostumuksella tai vakuutetun erillisestä pyynnöstä.
- Vakuutuskassalain mukaisesti lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen
- Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Rekisterien suojaus
- Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.
- Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja.
- Kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa arkistossa tai lukituissa kaapeissa. Tiloihin on pääsy vain toimihenkilöiden läsnä ollessa.
- Tietojärjestelmiin on pääsy vain käyttöoikeudet omaavilla henkilöillä, omilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
- Asiakaspalvelutilanteessa vakuutettu tunnistetaan henkilötunnuksen perusteella, ellei ole entuudestaan tunnistettavissa. Asiakaspalvelutilanteessa huolehditaan siitä, että vakuutetulla on rauha asioida, eikä hänen tietojaan pääse ulkopuoliset näkemään tai kuulemaan.
- Henkilötietojen säilyttämisaika
- Vakuutusuhteeseen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi.
- Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään kirjapitolain mukaisesti kuluva+6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti.
- Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden
- Rekisteröidyn oikeudet
- Henkilöllä on oikeus tarkistaa, pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista sekä pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen.
- Em. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti kassanjohtajalle tai kassan hallitukselle
- Kassa toimittaa tiedot pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnöstä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa.
- Vakuutetulle toimitetaan tiedot, joita ei mahdollisen aikaisemman pyynnön perusteella ole toimitettu.
- Mikäli vakuutettu katsoo, että häntä koskievien tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle.